Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Ecolor Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 28.7.2022. Viimeisin muutos 19.12.2022.

Ecolor Oy tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU GDPR:n sekä nykyisen henkilötietolain (523/1999) mukaisesti.

Voimme ajoittain muuttaa tätä tietosuojaselostetta julkaisemalla siitä uuden version verkossa. Siksi suosittelemmekin tutustumaan tietosuojaselosteeseemme asioinnin yhteydessä.

1. Rekisterinpitäjä

Ecolor Oy (jäljempänä Ecolor)
Y-tunnus:  10586551
Hiomotie 3
00380 HELSINKI

2. Muut yhteystiedot:

Asiakaspalvelu: asiakaspalvelu(at)ecolor.fi
sivustot: www.ecolor.fi ja www.kuvaverkkokauppa.fi

3. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Oskar Levänen
oskar.levanen(ät)ecolor.fi

4. Rekisterin nimi

Ecolorin ja valokuvaamoiden yhteisylläpitämä asiakasrekisteri, markkinointirekisteri, verkkopalvelun käyttäjärekisteri ja työntekijärekisteri.

Ecolor tuottaa alihankintana verkkokaupan, kuluttaja-asiakkuuden hallinnan ja siihen liittyvät tietojärjestelmät valokuvaamoalan yrityksille. Kaikki asiakkaista tallennettu tieto on Ecolor Oy:n järjestelmissä asiakasrekisterissä, joissa yritys toimii yhteisrekisterinpitäjänä valokuvaamoiden kanssa. Ecolor Oy:llä on myös työntekijöiden henkilötiedot Ecolor Oy:n HR-järjestelmässä.

5. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:

Oikeutettu etu (asiakassuhde)

Suostumus

Käsittelemme henkilötietoja asiakassuhteen ja muun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen, kuten kuvauksen tilanneen koulun / päiväkodin / seuran / yrityksen / yhteisön (myöhemmin Kuvauksen tilaaja) yhteistyökumppanuuden hoitamiseen, hallinnointiin, ja kehittämiseen. Henkilötietoja käsitellään muun muassa palveluiden toteuttamiseen, kuten kuvien ottamiseen, valmistamiseen ja toimittamiseen sekä laskutukseen ja palveluviestintään asiakkaalle. Käsittelemme henkilötietoja myös palveluiden ja muun liiketoimintamme analysointiin ja kehittämiseen. Tietoja säilytetään asiakassuhteen hoitamisen, sekä liiketoiminnan kehittämisen kannalta tarpeellisen ajan, jonka jälkeen ne poistetaan. Helsingin kaupungin kilpailutuksen alaisten asiakkuuksien kuvien säilytysaikaa on rajattu.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, markkinointi tms.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

6. Rekisterin tietosisältö

Asiakkuusrekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

  • Perustiedot, kuten
  • kuvattavan huoltajan ja/tai kuvattavan etu- ja sukunimi
  • yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Asiakkuuteen tai muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten
    • kuvattavan ryhmä tai luokka
    • Kuvauksen tilaajan tiedot
    • kuvatiedostot
    • rekisteröitymistä koskevat tiedot (salasana ja käyttäjätunnus)
    • tilaushistoriaa koskevat tiedot, mukaan lukien maksutavat ja perintätiedot
    • reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet, mukaan lukien puheluiden taltiot ja rekisteröidyn rekisterinpitäjään liittyvä toiminta sosiaalisen median palveluissa
    • markkinointikiellot
    • rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niiden käyttö
    • evästeet ja niiden tai muiden vastaavien tekniikoiden välityksellä saadut rekisteröidyn päätelaitetta ja verkkokäyttäytymistä koskevat tiedot (esim. IP-osoite)
  • Ecolor Oy säilyttää rekisterissä asiakkuuden ja sen ylläpitämisen kannalta olennaiset tiedot siihen saakka, kun tiedon tietojen säilyttämiselle ei ole perustetta.

Työntekijärekisterin tietosisältö:

Työntekijärekisterissä olevat tiedot kerätään  suoraan Työntekijältä ja ylläpidetään Ecolor Oy:n  valitsemassa HR-järjestelmässä. Käsiteltäviä tietoja voivat olla:

  • henkilön perustiedot (nimi, syntymäaika, yhteystiedot, henkilötunnus)
  • tiedot koulutuksesta, työkokemuksesta ja osaamisesta
  • mahdollinen työhakemus ja ansioluettelo
  • työsuhdetta koskevat tiedot (esimerkiksi tehtävänimike, työsuhteen alku- ja arvioitu päättymispäivämäärä)
  • palkanlaskentaan liittyvät perustiedot
  • työajan seuranta ja vuosilomatiedot, matka- ja kululaskut ym.
  • lainsäädännön salliessa tai velvoittaessa erikseen määritellyt muut työsuhdetta koskevat tiedot

Työntekijän henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

  • Henkilötietoja käsitellään soveltuvan lainsäädännön mukaisesti

Tietojen säilytysaika

  • Ecolor Oy säilyttää rekisterissä työsuhteen luomisen ja ylläpitämisen kannalta olennaiset tiedot siihen saakka, kun tiedon tietojen säilyttämiselle ei ole perustetta.

7. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä (Asiakas) on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli Asiakas haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti yrityksen osoitteeseen tai sähköpostilla asiakaspalvelu(ät)ecolor.fi.

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

8. Kielto-oikeus

Rekisterissä olevalla Asiakkaalla on myös oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Pyynnöt tulee lähettää Ecolor Oy:n asiakaspalveluun kirjallisesti tai sähköpostilla asiakaspalvelu(ät)ecolor.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Ecolor Oy vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Rekisteröity voi halutessaan antaa Kuvaverkko Oy:lle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja ottamalla yhteyttä asiakaspalveluun.

9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Ecolor Oy ei luovuta eikä siirrä rekisterissä olevia henkilötietoja muuhun kuin tilauksen käsittelyyn,  laskutukseen ja perintään, sekä pyydettäessä asianosaisille ja viranomaiskäyttöön.  Tietojen siirrossa noudatetaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Tietoja voidaan käyttää myös kuvausta  koskevien tiedotteiden lähettämiseen, asiakkuuskyselyihin, sekä muihin markkinointitarkoituksiin

Tilaus- ja toimitusehtojen mukaisesti Asiakas antaa Ecolor Oy:lle oikeuden siihen, että kuvattavan kuvia saa toimittaa Kuvauksen tilanneelle koululle / päiväkodille / seuralle / yritykselle / yhteisölle sekä kuvattavan ryhmä- ja kaverikuvat saa julkaista ja toimittaa kaikille kuvissa esiintyville henkilöille ja/tai niiden huoltajille

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tietoja ei siirretä Yhdysvaltoihin ilman rekisteröityjen nimenomaista suostumusta.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

A) Manuaalinen aineisto

Manuaalisen aineiston, lähinnä ilmoittautumislomakkeiden, tultua Ecolor Oy:lle, ne tallennetaan tietojärjestelmiin ja hävitetään asianmukaisella tavalla.

B) Tietojärjestelmiin talletetut tiedot

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muin tietoturvatoimialan yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

11. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin säännönmukainen tietolähde on Asiakas itse hänen ilmoittautuessa kuvaukseen  tai asioidessaan valokuvaamoiden kanssa verkkokaupassa. Asiakas antaa itsestään tietoja esimerkiksi asiakkaaksi rekisteröityessään, kuvatuotteita ostaessaan tai Ecolor Oy:n muiden palveluiden käyttämisen tai markkinointikampanjoihin osallistumisen yhteydessä. Lisäksi keräämme henkilötietoja Asiakkaan käyttämien päätelaitteiden välityksellä evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla.

12. Evästeiden käyttö verkkopalvelussa

Käytämme sivuillamme ns. cookie -toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän selaimelle talletettava ja siellä säilytettävä merkintä, joka mahdollistaa sen, että käyttäjälle voidaan luoda turvallinen istunto (sessio), jonka ajan järjestelmä tietää kyseessä olevan saman käyttäjän. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja.

Evästeiden avulla seurataan muun muassa palveluiden kävijämääriä sekä tietoja kävijöiden käyttämistä sivuista, selaimista ja käyttöjärjestelmistä. Myös käyttäjän IP- ja verkko-osoite tallentuu evästeiden avulla. Evästeet tallentavat tietoa myös laitteen käytöstä ja käyttötavoista, esimerkiksi käyttäjätunnuksen, valitun käyttökielen, fonttikoon ja erilaiset näyttöasetukset.

Evästeiden avulla Ecolor Oy pyrkii tekemään palveluistaan yhä parempia ja kehittämään niitä siten, että ne vastaisivat mahdollisimman hyvin käyttäjien toiveita. Evästeiden avulla on mahdollista luoda yksilöllisiä suosituksia ja tunnistaa kiinnostusalueita. Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös yhdistää käyttäjältä muussa yhteydessä saatuihin tietoihin paremman käyttökokemuksen mahdollistamiseksi. Yhdistelemme keräämiämme tietoja toisiinsa ja luomme profiileja, joiden avulla pyrimme personoimaan palvelujamme ja markkinointia.

Ecolor Oy:n ylläpitämillä verkkosivustoilla käytetään myös Google Analytics -seurantaohjelmaa. Tähän tarkoitukseen Google Analytics käyttää evästeitä, jolloin verkkosivuston käytöstä evästeillä luotu tieto siirtyy ja tallentuu Googleen. Google Analyticsin käyttöehtojen mukaan Google ei yhdistä rekisteröityjen IP-osoitteita mihinkään muuhun Googlessa säilytettävään tietoon.

Mikäli käyttäjä ei halua sallia evästeitä, se on mahdollista, mutta tällöin palveluiden sujuvaa toimintaa ei voida taata, sillä evästeet ovat tarpeellisia ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.

Tämä rekisteriseloste on aina saatavilla Ecolor OY.n hallinnoimissa osoitteissa www.kuvaverkkokauppa.fi ja  www.ecolor.fi